Η διαχείριση του χρόνου είναι μια συνθήκη ζωτικής σημασίας προκειμένου να καταφέρεις να κατακτήσεις τους στόχους σου, τόσο σε επαγγελματικό, όσο και σε ακαδημαϊκό επίπεδο. Η δημιουργία ενός προγράμματος καθημερινά, μπορεί να σε βοηθήσει να προγραμματίσεις τoν χρόνο σου και να αποφύγεις τυχόν λάθη και παραλείψεις, που στο τέλος της ημέρας θα σου κοστίσουν, όταν θα χρειάζεται ν’ αφιερώσεις περισσότερο χρόνο για να ολοκληρώσεις τα tasks που σου έχουν ανατεθεί. Γι’ αυτό τον λόγο, σού συγκέντρωσα μερικά εύκολα tips που μπορείς να εφαρμόσεις στην καθημερινότητά σου, προκειμένου να βελτιώσεις τη διαχείριση του χρόνου σου, κατά τη διάρκεια της εργασίας ή της μελέτης σου.
1. Φτιάξε μια λίστα με τα tasks της ημέρας
Κάθε πρωί που φτάνεις στο γραφείο σου και σε πιάνει το άγχος αν θα τα προλάβεις όλα μέσα στη μέρα, αφού ολοκληρώσεις το πρωινό brief με τον προϊστάμενό σου, φτιάξε μια λίστα με τα tasks της ημέρας και κάθε φορά που θα ολοκληρώνεις κάποιο task, σβήνε το απ’ τη λίστα. Έρευνες έχουν δείξει, ότι όταν διαγράφουμε κάποιο task που έχουμε ολοκληρώσει, αυτομάτως μειώνεται σε μεγάλο βαθμό το εργασιακό στρες κι αυτό είναι ένα πολύ καλό tip για να θυμάσαι τι ακόμα έχεις να ολοκληρώσεις μέσα στην ημέρα σου, αλλά και να καταπολεμήσεις το στρες που σου δημιουργεί ο φόρτος εργασίας.
2. Βάλε deadlines
Αν κάτι θα πρέπει να σε χαρακτηρίζει, είτε ως εργαζόμενο, είτε ως φοιτητή, αυτό θα πρέπει να είναι η συνέπεια. Να θέτεις deadlines στον εαυτό σου για τα projects ή τις εργασίες που σου αναθέτουν οι επικεφαλής σου και να είσαι συνεπής προκειμένου να προλαβαίνεις να ολοκληρώνεις όσα έχεις να κάνεις- κι αν είσαι και ένας άνθρωπος που χαρακτηρίζεται από το σύνδρομο της τελειομανίας, περαστικά σου. Το μόνο σίγουρο, ότι πρέπει να το εφαρμόσεις αυτό το tip, χθες.
3. Χρησιμοποίησε μια ατζέντα ή ένα ημερολόγιο
Είναι πάρα πολύ απλό και βολικό να κουβαλάς μαζί σου μια ατζέντα, στην οποία θα σημειώνεις όλα όσα πρέπει να φέρεις εις πέρας. Καλό θα είναι βέβαια να προγραμματίζεις μια εβδομάδα πριν τις εργασίες σου, εφόσον γνωρίζεις ποιες είναι αυτές και να σημειώνεις στο ημερολόγιο εργασίας σου, τι ήταν αυτό που σε δυσκόλεψε την προηγούμενη φορά στη διαχείριση του χρόνου σου, ώστε να το αλλάξεις κιόλας απ’ την επόμενη. Σ’ αυτό θα σε βοηθήσει πολύ ένα Writing Tablet που κυκλοφορεί στο εμπόριο και κοστίζει μόλις 8€ και μπορείς να γράφεις και να σβήνεις ό,τι θέλεις κι όποτε θέλεις, μειώνοντας έτσι την κατανάλωση χαρτιού, αλλά και το στρες σου. Πάλι θα σε πάω στις έρευνες, οι οποίες λένε πως όσα λιγότερα βλέπει το μάτι σου ότι έχεις να κάνεις καθημερινά σε εργασίες, τόσο καλύτερα διαχειρίζεσαι τον χρόνο σου. Γράψε τα πάντα επιγραμματικά, δεν πας για Πούλιτζερ.
4. Κάνε πολλά και συχνά διαλείμματα μέσα στην ημέρα
Το να σηκωθείς απλά απ’ την καρέκλα σου για πέντε λεπτά και μετά να ξανακάτσεις, δεν λέει απολύτως τίποτα και σίγουρα ο εγκέφαλός σου κουράζεται περισσότερο. Αυτό που σου προτείνω, είναι να βρεις τρόπους για να κάνεις το διάλειμμά σου να είναι αποδοτικό και να μπορείς στη συνέχεια, να θερίσεις τους καρπούς που έσπειρες. Κάνε συχνά διαλείμματα για ν’ αποφύγεις την κούραση και την αποστροφή από την εργασία σου, είτε αυτό είναι μια ελαφριά άσκηση ή ένα χαλαρό περπάτημα στο προαύλιο της εταιρίας ή του πανεπιστήμιου, πάρε έναν καφέ στο χέρι, κάλεσε έναν πρώην συνάδελφο κι αφιέρωσε δέκα λεπτά καθημερινά, ώστε ν’ ανταλλάξετε τα νέα σας. Είτε είσαι νεοεισερχόμενος, είτε κάποιος που έχει επαγγελματική εμπειρία, βρες τον χρόνο να παίρνεις συμβουλές από ανθρώπους, οι οποίοι στο παρελθόν μπορεί να υπήρξαν και μέντορές σου.
5. Παρακολούθησε τον χρόνο σου μ’ ένα χρονόμετρο
Και μόνο που το αναφέρω, νιώθω ότι σου δημιουργώ ήδη άγχος. Το καταλαβαίνω, έχω περάσει κι εγώ απ’ αυτό το στάδιο, αλλά πίστεψέ με δεν υπάρχει καλύτερο πράγμα απ’ το να αντιμετωπίζεις τα προβλήματά σου κατάμουτρα! Κι όταν ο χρόνος δεν επαρκεί, θα πρέπει να βρεις τρόπους για να τον κάνεις να επαρκεί. Παρακολούθησε τον χρόνο σου, χρησιμοποιώντας ένα χρονόμετρο ή μια εφαρμογή διαχείρισης χρόνου για να διασφαλίσεις ότι εκτελείς τα καθήκοντά σου σύμφωνα με τον προγραμματισμό σου.
6. Βάλε προτεραιότητες
Θα πρέπει να προτεραιοποιείς τις καταστάσεις όσο κι αν αυτό φαντάζει βουνό. Για αρχή, μάθε να εστιάζεις πρώτα στα πιο σημαντικά tasks. Αυτό θα σε βοηθήσει να ολοκληρώσεις περισσότερα καθημερινά, θα σε ελαφρύνει από το άγχος και θα σου δώσει το αβαντάζ να σου μένει αρκετός ελεύθερος χρόνος για να τον περάσεις όπως εσύ επιθυμείς.
7. Κάνε το «μην ενοχλείτε» τον καλύτερο φίλο σου
Last but not least, κατά τη διάρκεια της εργασίας, θα πρέπει το «μην ενοχλείτε» να είναι ο καλύτερός σου φίλος. Αντιλαμβάνομαι πως αυτό είναι το πιο δύσκολο κομμάτι διαχείρισης χρόνου, μα θα πρέπει να το εφαρμόζεις καθημερινά κατά το δοκούν. Απόφυγε να παρασύρεσαι από αναπόφευκτες διακοπές όπως οι ηλεκτρονικές ειδοποιήσεις κι οι κλήσεις. Κλείσε όλες τις ειδοποιήσεις στον υπολογιστή σου κι απάντα στα τηλεφωνήματα, μόνο αν είναι απαραίτητο, ώστε να μην αποσπάται η προσοχή σου από το έργο σου. Μπορείς να ορίσεις ένα χρονικό διάστημα της ημέρας για ν’ ασχοληθείς με τα μηνύματα και τις κλήσεις σου, ώστε να μη διακόπτεις συνεχώς την εργασία ή το διάβασμά σου.
Αντί επιλόγου: Η καθιέρωση μιας ρουτίνας θα σε βοηθήσει να παραμείνεις σε καλό δρόμο και να ελαχιστοποιήσεις τον κίνδυνο να μην προφτάσεις να ολοκληρώσεις μέσα στον χρόνο σου ένα task που σου έχει ανατεθεί. Ένα extra tip το οποίο αφορά την τεχνολογία, είναι οι εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ημερολογίου κι υποχρεώσεων για να παρακολουθείς διαρκώς το πρόγραμμά σου. Μ’ αυτό τον τρόπο, μπορείς να παραμείνεις οργανωμένος και να παρακολουθείς το πρόγραμμα εργασίας σου κι έτσι, να μειώσεις κατά πολύ το εργασιακό στρες που δημιουργείται, όταν δεν ξέρεις τι έχεις να κάνεις και πότε. Κι όπως έχει πει πολύ σοφά και ο H. Jackson Brown, Jr: «Ποτέ μη λες ότι δεν έχεις αρκετό χρόνο. Έχεις ακριβώς τον ίδιο αριθμό ωρών ανά ημέρα που διέθεταν ο Παστέρ, ο Μιχαήλ Άγγελος, η Μητέρα Τερέζα, Ο Λεονάρντο Ντα Βίντσι, ο Τόμας Τζέφερσον κι ο Αϊνστάιν.»
Συντάκτης: Ανδρέας Πετρόπουλος
Επιμέλεια κειμένου: Γιοβάννα Κοντονικολάου
Επιμέλεια κειμένου: Γιοβάννα Κοντονικολάου
