Άλλη μια μέρα στη δουλειά που δεν ξέρεις από πού να ξεκινήσεις, τι είναι σημαντικό και τι όχι και γιατί δε θα προλάβεις για ακόμα μία φορά να τελειώσεις όλα εκείνα που θέλεις να κάνεις. Τι στο καλό, κάθε βράδυ ένα μικρό ξωτικό έρχεται και προσθέτει πράγματα στο πρόγραμμά σου; Ναι, μόνο που το μικρό ξωτικό είναι ο ίδιος σου ο εαυτός, που έχει χάσει τις οργανωτικές του ικανότητες μέσα στη φουρτούνα που ονομάζουμε εργασία. Ε λοιπόν, εμείς εδώ έχουμε δέκα δοκιμασμένους τρόπους για να μπορέσεις να γίνεις πιο οργανωμένος στη δουλειά σου και να πετυχαίνεις του εργασιακούς σου στόχους κάθε μέρα.
1. Φτιάξε το δικό σου πλάνο δράσης ή αλλιώς τη to-do-list σου
Το πιο απλό και πιο γνωστό μέσο το οποίο δε θα μπορούσε να μη βρίσκεται στη λίστα μας αυτή. Η δημιουργία μιας τέτοιας λίστα έχει αποδειχθεί επανειλημμένα ότι γίνεται το δεξί μας χέρι όσον αφορά την οργάνωση. Με αυτόν τον πρακτικό τρόπο οργάνωσης μπαίνουμε στη διαδικασία όχι μόνο να σκεφτούμε αυτά που έχουμε να κάνουμε αλλά κυρίως να τα καταγράψουμε. Η οργάνωση δεν έρχεται επειδή σκεφτήκαμε τι θέλουμε ή τι έχουμε να κάνουμε, αλλά επειδή είδαμε γραμμένα όλα εκείνα τα οποία πρέπει να γίνουν.
2. Λίστα προτεραιοτήτων
Το να φτιάξουμε και να καταγράψουμε τα task μας είναι το πιο σημαντικό βήμα, ωστόσο το επόμενο θα είναι να κατηγοριοποιήσουμε τα καθήκοντά μας σε ομάδες. Με την κατηγοριοποίηση εργασιών μας σε τρεις ομάδες με τίτλο καθόλου σημαντικό, αρκετά σημαντικό και πολύ σημαντικό έχουμε την ευκαιρία να δούμε ξεκάθαρα από πού πρέπει να αρχίσουμε και με τι πρέπει να ασχοληθούμε πρώτα. Κατά αυτόν τον τρόπο αποφεύγουμε τον πανικό, το χάος και κυρίως την περίπτωση στην οποία θα ξεχάσουμε να τελειώσουμε ένα πολύ σημαντικό καθήκον μας επειδή ρίξαμε όλο το βάρος σε κάποιο πιο ασήμαντο.
3. Φρόντισε τον χώρο που δουλεύεις
Το έχεις σίγουρα ξανά ακούσει αλλά είναι κι αυτό στα τοπ πράγματα που μπορείς να κάνεις για να είσαι πιο οργανωμένος στη δουλεία σου. Κράτησε οργανωμένο και καθαρό το γραφείο σου μέσα στην ημέρα. Ακόμα κι αν επικρατήσει το χάος πριν το τέλος της μέρας φρόντισε να τον ξανά οργανώσεις μέσα στη μέση και σίγουρα πριν να φύγεις από εκεί. Το επόμενο πρωί θα βρεις τον χώρο σου έτοιμο, οργανωμένο και καθαρό για να ξεκινήσει η νέα μέρα με τα καθήκοντά σου.
Τιπ: Αν θέλεις να αποφύγεις το χάος κατά τη διάρκεια της ημέρας, δημιούργησε δύο ξεχωριστούς χώρους, κουτιά ή συρτάρια, έναν με αυτά που θα κάνεις και έναν με αυτά που έχεις ήδη τελειώσεις, για να έχεις ξεκάθαρα μπροστά σου τα πάντα. Τελειώνοντας με την οποιαδήποτε εργασία, μετέφερέ τη στο δεύτερο κουτί και δες όλες σου τις εργασίες να μεταφέρονται η μία μετά την άλλη. Η πρακτική αυτή θα σε κάνει επίσης να νιώσεις το αίσθημα της επίτευξης των στόχων σου.
4. You are doing a f@#@ing good job· keep going!
Επιβράβευσε τον εαυτό σου κάθε φορά που τελειώνεις κάτι από τη λίστα σου. Όταν λέω επιβράβευσε, δεν εννοώ να τρως ένα γλυκό κάθε φoρά που βάζεις ένα τικ, γιατί ίσως έτσι να έχεις άλλα προβλήματα μετά. Με τον όρο επιβράβευση θα μπορούσες όταν κι εφόσον τελειώνεις κάτι να ξεκουράζεσαι για πέντε με δέκα λεπτά πριν προχωρήσεις στο επόμενο. Τελείωσε το task σου πριν κάνεις τον επόμενό σου καφέ ή τσάι, κάνε ένα μικρό διάλειμμα παρέα με τα social media ή βγες έξω για ένα τσιγάρο όταν πετύχεις έναν από τους στόχους σου της ημέρας. Πίστεψέ με θα ευχαριστηθείς πολύ περισσότερο το διάλειμμα, τον καφέ και το τσιγάρο σου ξέροντας ότι είσαι ένα βήμα πιο κοντά στην επίτευξη των στόχων σου.
5. Dear diary…
Χρησιμοποίησε κάποιο online ημερολόγιο μέσα στο όποιο όλοι από το γραφείο σου θα μπορούν να έχουν πρόσβαση. Εσύ πολύ απλά θα συμπληρώνεις όλα εκείνα που έχεις να κάνεις μέσα στην ημέρα, την εβδομάδα ή τον μήνα σου και με αυτό τον τρόπο δε θα χρειάζεται να αγχώνεσαι και να εξηγείς σε όλους πότε θα είσαι διαθέσιμος για εκείνο το συνέδριο ή το meeting. Το πρόγραμμα το οποίο θα συμπεριλαμβάνει τους άλλους, τις συναντήσεις και αυτά που έχεις να κάνεις θα βγαίνει από μόνο του για εσένα. Θα γίνεται ουσιαστικά η οργάνωση από μόνη της.
6. Μουσική υπόκρουση για μια πιο οργανωμένη μέρα
Το ξέρω πως αυτό θα μπορούσε να πει κάνεις ότι ταιριάζει καλύτερα στους δέκα τρόπους για να γίνει κανείς πιο παραγωγικός, αλλά διαλέγοντας ένα φοβερό playlist το οποίο θα σε κρατήσει συγκεντρωμένο, θα έχεις την ευκαιρία ταυτόχρονα να κάνεις τη δουλειά σου και λίγο πιο ευχάριστη. Έρευνες έχουν αποδείξει τη σύνδεση μεταξύ της μουσικής, της παραγωγικότητας και της οργάνωσης. Εφόσον λοιπόν υπάρχει η σύνδεση φρόντισε να τη χρησιμοποιήσεις και να δεις την ημέρα σου να οργανώνεται. Νιώθοντας περισσότερη διάθεση για δουλεία θα δεις τα επίπεδα παραγωγικότητας σου να αυξάνονται με αποτέλεσμα να αυξάνεται και η διάθεσή σου για περισσότερη οργάνωση.
7. Βάλε την προσωπική σου πινελιά και χρώμα
Χρησιμοποίησε κάποια κουτιά, files ή συρτάρια και χρωμάτισέ τα με διάφορα χρώματα. Κάθε χρώμα θα αντιπροσωπεύει και ένα ξεχωριστό περιεχόμενο. Αυτό θα σε βοηθήσει πρώτα απ’ όλα να κερδίζεις χρόνο αφού θα ξέρεις πιο χρώμα αντιστοιχεί με τι. Άσε που θα δώσει και μια νότα από όμορφα αγαπημένα χρώματα στο γραφείο σου.
8. Η οθόνη του υπολογιστή· αυτός ο μπελάς!
Τι είναι αυτό που βλέπεις πιο πολύ από κάθε άλλο στο γραφείο σου; Η οθόνη του κομπιούτερ σου. Προσπάθησε λοιπόν αυτό που αντικρίζεις τις περισσότερες ώρες της μέρας να είναι οργανωμένο και να έχεις εύκολη πρόσβαση σε οτιδήποτε χρειάζεσαι. Κάνε την οθόνη σου πιο λειτουργική, πιο οργανωμένη και σίγουρα πιο όμορφη χρησιμοποιώντας ένα ωραίο background. Φτιάξε διάφορους φακέλους με cool ονόματα για κάθε τι που χρειάζεσαι για να τα βρίσκεις όλα στο άψε σβήσε.
9. Απέφυγε τους περισπασμούς
Διώξε το κινητό σου μακριά ή βάλτο στο συρτάρι και κλείδωσέ το αν χρειαστεί. Όσο πιο πολύ επηρεάζεσαι από το κινητό και αποσπάται η προσοχή σου, τόσο περισσότερο δυσκολεύεις όχι μόνο την οργάνωσή σου, μα και την παραγωγικότητά σου. Οι περισπασμοί που μπορεί να προκύψουν δεν έχουν να κάνουν μόνο με το κινητό αλλά με οτιδήποτε δε συμπεριλαμβάνεται στα πλαίσια της εργασίας σου με αυτόν τον τρόπο ξεχνιέσαι και εν τέλει φεύγεις από τη λίστα με αυτά που έχεις να κάνεις και απλά επιβραδύνεις.
10. Των φρόνιμων τα παιδιά πριν πεινάσουν μαγειρεύουν
Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό είναι πριν φύγεις από τη δουλειά να βρεις λίγο χρόνο να προετοιμαστείς για την επόμενη μέρα. Προετοίμασε το γραφείο σου και όπως προαναφέραμε τακτοποίησέ το και πάλι, βρες και ετοίμασε πάνω στο γραφείο σου όλα τα έγγραφα που ίσως να χρειαστείς και όλα όσα θεωρείς ότι πρέπει να έχεις, αναθεώρησε τη λίστα με αυτά που έκανες, ποια πέτυχες και ποια θα πρέπει να κάνεις την επόμενη ημέρα μαζί με τα υπόλοιπα· και μην ξεχάσεις να ρίξεις μια ματιά στο νέο online πρόγραμμά σου στα συνέδρια και στις συναντήσεις που πρέπει να παρευρεθείς. Έτσι υποσυνείδητα θα καταγράψεις στο μυαλό σου τι έχεις να κάνεις κι όταν φτάσει το επόμενο πρωί δε θα νιώσεις επιβαρυμένος και αγχωμένος.
Συντάκτης: Δέσποινα Κυριάκου
Επιμέλεια κειμένου: Μαρία Ρουσσάκη
Επιμέλεια κειμένου: Μαρία Ρουσσάκη
